Elke organisatie heeft te maken met vertrekkende medewerkers. De een nog waardevoller dan de ander. Vaak is de eerste stap dan hoe dit gat te vullen.
Een organisatie doet er echter beter aan de volgende vragen te stellen: Wat verliezen we? — Wat moeten we behouden? — Wat kunnen we leren?
Active-Safe voert als onafhankelijke externe partij het ‘Lerende Gesprek bij Vertrek’ van een waardevolle collega. Soms ligt de oorzaak van vertrek in groeiperspectief dat alleen buiten de organisatie kan worden gemaakt. Echter soms ligt het vertrek gevoelig en wil de vertrekkende medewerker hierover iets teruggeven aan de organisatie, maar dan alleen op een voor hem of haar veilige manier. De vertrekkende medewerker kan dan het gesprek aangaan met Active-Safe en onbevangen praten over de organisatie en de reden van vertrek. Active-Safe kan zo voor de organisatie waardevolle informatie ophalen. Punten waar de organisatie van kan leren, en veranderingen op kan doorvoeren als dat urgent is. Active-Safe geeft volgens de werkcode van de vertrouwenspersoon alleen die informatie terug die de medewerker wil delen. Urgente trends worden geanonimiseerd gedeeld met de organisatie.
Waarom het belangrijk is het ‘Lerende Gesprek bij Vertrek’ te voeren:
- Kennis & expertise
Vertrekkende medewerkers nemen vooral dit mee: vakinhoudelijke kennis over taken, producten, diensten, systemen en processen. Maar het gaat dan ook over historische kennis: “waarom doen we het eigenlijk zo? “ of dingen die “niet in het handboek staan”.
- Relaties & netwerk
Een medewerker neemt niet alleen kennis mee, maar ook een netwerk. Dat zijn enerzijds externe relaties met klanten, leveranciers en partners en de reputaties over en weer. Intern hebben we het dan over: wie moet je waarvoor hebben in de organisatie, waar ligt het vertrouwen? Dit is bij sommige functies misschien wel belangrijker dan de formele kennis.
- Cultuur & voorbeeldgedrag
Deze ontbreekt vaak het afscheid nemen van personeel: Hoe kijkt de vertrekkende medewerker aan tegen de organisatiecultuur? Wat voor gedrag is normaal, welke normen en waarden heersen er? Hoe wordt er omgegaan met klanten intern en extern, maar ook: hoe worden samen de kwaliteit en professionele standaarden bewaakt.
- Inwerken & ontwikkelen van anderen
Wat te denken van deze: Verliest de organisatie 1 medewerker of een vermenigvuldigingsfactor voor het team? Een waardevolle medewerker werkt niet alleen collega’s in, maar draagt kennis over, coacht, is de mentor, begeleidt junior collega’s, geeft feedback, maakt anderen beter, maakt ze wegwijs in het werk en in de organisatie.
- Motivatie & energie
Sommige mensen hebben een enorme invloed op de sfeer en motivatie. Ze geven energie, humor en positiviteit. Ze enthousiasmeren collega’s en weten verbinding te creëren. Ze versterken het teamgevoel, nemen anderen mee in veranderingen en brengen rust in moeilijke situaties. Dat alles is moeilijk meetbaar, maar het verlies kan heel voelbaar zijn.
- Continuïteit & betrouwbaarheid
Een ervaren medewerker is vaak een soort anker, weet wat er speelt, signaleert snel problemen en weet wanneer iets echt urgent is. Hij of zij pakt zaken vaak zelfstandig op en neemt verantwoordelijkheid waar dat moet. Zo is continuïteit goed geborgd. Bij vertrek is een organisatie vaak tijdelijk meer afhankelijk van anderen, die hier minder bedreven in zijn.
- Organisatiegeheugen
Met het vertrekken van een ervaren medewerker verliest een organisatie een stukje collectief geheugen. Deze wist bv.: “Dit hebben we vijf jaar geleden al geprobeerd, en dit was de reden dat het niet werkte.” Dat soort kennis staat zelden in systemen, maar is waardevol voor een organisatie. Denk bv. aan oude beslissingen, eerdere projecten, fouten of successen, maar ook aan gevoeligheden binnen de organisatie, of context achter beleid en processen.
- Initiatief & innovatie
Goede medewerkers doen vaak meer dan hun functieomschrijving. Ze dragen nieuwe ideeën, initiëren verbeteringen, signaleren problemen, maken processen slimmer, jagen veranderingen aan en zien kansen die anderen nog niet zien. Bij vertrek kan dus ook een deel van het toekomstige verbeterpotentieel verdwijnen.
- Eigenaarschap & verantwoordelijkheid
Sommige medewerkers zijn degene van wie iedereen weet: “Als zij dit oppakt, komt het goed.” Dat zit hem in eigenaarschap, verantwoordelijkheidsgevoel, besluitvaardigheid, zelfstandigheid, betrokkenheid, bereidheid om een stap extra te zetten, problemen niet laten liggen.
- Klant- en organisatiegevoel
Een ervaren medewerker ontwikkelt vaak een sterk gevoel voor wat goed is voor klant en organisatie. Hij of zij begrijpt wat klanten écht belangrijk vinden, voelt wat haalbaar is, kan prioriteiten stellen, weet waar risico’s zitten en weet wanneer te moet escaleren — en wanneer juist niet. Dat is vaak moeilijk over te dragen via een functiebeschrijving.